Administrar información
Administración de datos en una hoja de cálculo
Una parte medular en cualquier organización es saber administrar la información que se tiene, para ello, la hoja de cálculo electrónica posee unas herramientas como son: ordenar datos, filtrar información y crear tablas dinámicas. Al aplicar una buena administración de la información puede ayudar a obtener excelentes resultados en las actividades cotidianas en un centro de trabajo.
Ordenar datos en una hoja de cálculo
El proceso de captura consume una gran cantidad de tiempo de las personas que colaboran en la realización de un proyecto y muy valioso es estructurar la información para mostrarla, por ello, es necesario ordenarla, con el objetivo de lograr una eficiencia en el manejo de la información, tenerla en el momento preciso que se necesita para analizarla y poder tomar la decisión.
En la parte académica el tema de ordenar información es indispensable en lo que respecta a lo administrativo, haciendo referencia al control y evaluación escolar de los estudiantes que integran la institución, hoy en día, la información se encuentra en sistemas de gestión, sin embargo, una gran cantidad se localiza en hojas de cálculo electrónicas, porque el sistema no contempla pequeños cambios que se necesitan al instante y se pueden resolver simplemente con un manejo de datos a través de Excel.
Actividad de aprendizaje 5
Administrar información
La actividad de aprendizaje 5 consiste en administrar la información capturada en el libro de trabajo, mediante la realización de tres procedimientos, el primero se aplica para que los estudiantes aparezcan en orden alfabético ascendente. El segundo proceso se enfoca a la creación de algunos filtros de información para que se muestren solamente los alumnos candidatos a obtener una beca y el tercer procedimiento se trata de la elaboración de una tabla dinámica tomando como referencia la información de la hoja de cálculo llamada venta de autos. Los datos para la creación de esta actividad de aprendizaje 5 se encuentran en el libro de trabajo llamado G2IVEHumbertoDB.xlsx
Actividad de aprendizaje 5 parte 1
Ordenar datos
En la actividad de aprendizaje 5, crear una hoja de cálculo electrónica que contiene los datos de los estudiantes de la hoja llamada lista de calificaciones, mediante la condición orden alfabético ascendente, considerando el uso de letras mayúsculas y minúsculas en los datos de los alumnos, el procedimiento se realiza en el libro de trabajo llamado G2IVEHumbertoDB.xlsx
|
En el video 30, se describe el proceso para formar la lista en orden alfabético del grupo de estudiantes tomando en consideración el uso de mayúsculas y minúsculas.
Video 30. Ordenar datos.
Filtrar datos
Obtener la información deseada en el mínimo lapso de tiempo es el objetivo de filtrar datos de un volumen grande de información, la manera más común de conocerlo es con el nombre de consulta.
Actividad de aprendizaje 5 parte 2
Filtrar datos
Continuando con la actividad de aprendizaje 5 consiste en filtrar la información capturada en la hoja de cálculo llamada lista calificaciones ordenada, cuyo propósito de la consulta es obtener la información de los alumnos que tienen un promedio de 8 o mayor, para poder identificar a los estudiantes acreedores a una beca de investigación (BEIFI).
En el ejemplo, del libro de trabajo G2IVEHumbertoDB.xlsx, tomar la hoja de cálculo llamada "lista calificaciones ordenada", proceder a copiarla a una nueva hoja con el nombre "lista becarios" y aplicar un filtro que realice una consulta para obtener la información de los estudiantes de mejor promedio, para ello se describe el siguiente procedimiento.
|
En el video 31, se distinguen los estudiantes de mejor promedio mediante la aplicación de una consulta con el parámetro mayor de 8, para ser acreedores a una beca.
Video 31. Filtrar datos.
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es un informe de una hoja de cálculo que posee una gran cantidad de datos. El propósito de crear una tabla dinámica es para administrar, organizar, analizar, filtrar y resumir la información más importante en un momento determinado, para tomar una decisión, cabe mencionar que para crear una tabla dinámica es necesario tener una hoja de cálculo con la información bien estructurada que sirva de origen para generar la tabla dinámica.
Actividad de aprendizaje 5 parte 3
Tablas dinámicas
Continuando con la actividad de aprendizaje 5 parte 3 crear una tabla dinámica a partir de los datos de la hoja de cálculo llamada venta de autos, primero proceder a copiar dicha hoja a otra, se llama venta de autos dinámica, en la nueva hoja de Excel, se inserta un nuevo modelo de carro con sus características correspondientes para cada marca, llegando a tener dos modelos por cada marca de vehículo, una vez que se tengan los datos completos crear una tabla dinámica en una nueva hoja, que se nombra tabla dinámica de ventas solamente incluye los datos más importantes como son: marca, modelo y total de ventas como se muestra en la figura 14. El procedimiento se describe a continuación.
|
Figura 14. Tabla dinámica venta de autos.
En el video 32, se explica paso a paso la creación de una tabla dinámica que presenta el informe de las ventas de carros por marca del sector automotriz.
Video 32. Creación de una tabla dinámica.